会議の活性化!会議の参加者から上手く話を引き出すための4つの方法







会議で司会進行役を任されることがあるでしょう。

その場合、参加者にどんどん意見を言ってもらい議論を活性化させて、実のある会議にする必要があります。

 

しかし現実には、参加者のほとんどが沈黙していて、一部の人の意見に従って終わり、ということになりがちです。

これではやるだけ時間の無駄になり、会社の発展にもつながりません。

 

そこで、会議を活性化させられずに悩んでいる人に向けて、この記事では、会議の参加者から上手く話を引き出すための4つの方法をご紹介しましょう。

 

司会者として意識を少し変えるだけで、会議の活性化にかなりつながりますので、この方法を一度試してみて下さい。

 

1.資料は必要最小限にして、資料を読むより話すようにさせる

会議に臨む際に、大抵の場合会議資料を用意します。

司会者が作るにしても、誰かに作ってもらうにしても、何らかの資料があった方が、たしかに会議はスムーズに進み活性化もするでしょう。

 

しかし、資料があまりにも膨大で詳しすぎると、参加者もそれを読んで理解するだけで時間がかかってしまいます

そうなると、それを基に考えて意見を言う余裕はなくなり、活性化どころか沈滞ムードに陥るでしょう。

 

それを避ける方法として、会議資料は必要最小限の内容と分量にとどめましょう

議題、会議の流れ、ゴール、今後の方針など、話し合ううえでこれだけは欠かせないという内容に限定すべきです。

 

そうした方法にすれば、参加者は内容を理解したうえで、考えて発言する方に時間と労力を割くことができます。

 

2.司会者自身は目立ち過ぎず、進行と議論の整理に徹する

会議の司会者となると、それなりに知識や経験がある場合が多いでしょう。

そのため、会議でもつい自分が前に出て、個人的な意見を言ったり、参加者の意見を批判したりしがちです。

 

しかしそれでは、その分だけ参加者が話す時間がなくなります。

また、司会者の影響力が大きくて、参加者は萎縮して意見を言いづらくなるでしょう。

その結果、会議は活性化せず、むしろ司会者の独壇場になりかねません。

 

そうならない方法として、司会者自身は目立たないようにし、あくまでも進行と議論の整理に徹するべきです。

時間と全体の流れを常に頭に置き、参加者の発言を書き出してまとめるなどして、サポート役に専念するのです。

 

この方法をとれば、参加者も主役は自分たちだと思えて、どんどん意見を言えて、会議も活性化していくでしょう。

 

3.参加者の立場やキャリアにとらわれず、公平に話を聞く

会議の参加者の中には、様々な立場の人たちがいます。

知識や経験が豊富な幹部クラス、現場を統率する管理職クラス、若手の成長株の社員、右も左もわからない新人など、議題に応じていろいろな人が参加するでしょう。

 

その際、社内での立場、知識や経験の量を重視してしまうと、幹部や管理職の発言力が大きくなります。

その結果、若手や新人は言いたいことを言えず、不満が残って会議は活性化していきません。

 

そうした事態を回避するためにも、立場やキャリアにとらわれず、参加者全員から公平に話を聞くことが大切です。

「誰が言ったか」という主体よりも、「何をどのように言ったのか」という内容を重視しましょう。

 

このようなフェアな方法を取り入れれば、参加者も納得して意見を言えるので、会議活性化の方法としては重要です。

 

4.参加者の表情や態度を見逃さず、話をさせる方向に持って行く

会議の司会者としての経験が浅いと、会議の司会進行で精一杯になり、周りがなかなか見えなくなってしまいます。

そうなると、参加者がどういう状態で、何を考えているのかも把握できません。

 

それを避ける方法として、参加者の表情や態度を見逃さないことが大切です。

議題について本当に理解しているのか、議論の流れについて来れているのか、一人一人に注意して気を配りましょう

 

そして、何か言いたそうにしている人がいれば、

「わからないことがありますか?」

「これについてどう思います?」

などと語りかけて、話をさせる方向に持って行くべきです。

 

司会の数をこなすうちに慣れてきて、周囲に目配りする余裕も出て来るでしょう。

とにかく、このように参加者の様子から話を展開させていく方法が、会議の活性化には大切です。

 

参加者が話ができる環境を整え、積極的に話を引き出していく

会議用の資料は必要最小限の内容にとどめ、参加者がより理解しやすくなるようにし、その分考えて意見を言うことに時間を費やせるようにすべきです。

また、司会者は進行と議論の整理に徹して、参加者に主役となってもらうことが、会議の活性化の方法として欠かせません。

 

さらに、立場やキャリアにとらわれず公平に話を聞く姿勢が、参加者のモチベーションを高め、発言を増やしていくことにつながります。

また、参加者の表情や態度を見逃さず、理解や発言を促すように仕向けるべきです。

 

こうした方法をとり、参加者が意見を言える環境を整備し、積極的に話を引き出していくことが大切です。

そうすれば意見がどんどん出て来て、会議は活性化していきます。

そうして出てきた結論が業務に反映されれば、会社の発展にもつながるでしょう。












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