仕事をしていると、上司に報告や連絡、相談をすべき場面があります。
その時、上司が話しかけやすいタイプで、しかも暇な時間が多ければ、話しかけるのに悩むこともありません。
しかし、上司は大抵忙しいため、話しかけること自体困難です。
大量の資料に目を通す、会議が詰まっている、来客が後を絶たないなど、多忙な上司もいます。
営業担当の上司なら、外出が多くて連絡が取りにくいでしょう。
それでも、上司の許可や指示を受けなければ問題になるので、何とかして話しかける必要があります。
そこで、多忙な上司に話しかけづらくて困っている人に向けて、忙しい上司に話しかけるときの３つの注意点をご説明します。
日ごろから意識や行動を少しずつ変えていくだけで話しかけやすくなっていくので、ぜひ試してみてください。
1．上司のスケジュールを確認しておき、暇そうな時間帯を狙う
気が利かない人は、上司が忙しいのに話しかけて、「後にしろ！」などと注意されてしまいます。
一方、気が利くものの弱気な人は、上司の忙しさを見て「話しかけると迷惑だろう」と思い、話しかける勇気が出ません。
いずれにせよ、多忙な上司に話しかけるのは難しいと悩む人は多いでしょう。
そこで解決策として、上司のスケジュールを確認しておき、暇そうな時間帯を狙って話しかけるようにしましょう。
スケジュールの管理ソフトを導入し、上司のスケジュールが一目でわかるシステムになっている職場もあるでしょう。
あるいは、ホワイトボードなどにそれが書かれている場合もあります。
それを確認して、上司がいつ会議や外出などで忙しく、いつなら余裕がありそうかを把握します。
特に朝一番にチェックし、その後も予定の変更がないか注意してみておく必要があります。
そのうえで、「この時間帯なら上司も暇そうだ」という時間を狙い、そこでまとめて報告・連絡・相談をしましょう。
そうすれば効率的ですし、上司も忙しい自分に配慮してくれる部下だと思い、気分良く答えてくれます。
2．隙間時間を狙って話しかける
上記のように、普段から上司のスケジュールに注意しておく必要があります。
しかし、スケジュールがびっしり詰まっていて、まとまった暇な時間がない上司もいます。
特に営業の上司なら、日中ずっと外回りしていて連絡が取れないことも多いでしょう。
そこで多忙な上司には、隙間時間を狙って話しかけるようにしましょう。
どんなに多忙な上司でも休憩はとるはずです。
そのタイミングを注意してみていて、深刻でない話なら休憩中に雑談のような感じで話しかけるとよいでしょう。
込み入った話なら、休憩後、仕事を本格的に再開する前に、少し時間をもらって話しかけるほうが望ましいでしょう。
休憩前だと上司も疲れていたりお手洗いに行きたかったりするので迷惑です。
その点で、休憩後のほうが無難です。
また営業の上司でも、自分も同行するなら、話しかけるタイミングはあります。
移動中の電車やタクシーの中、歩きながらなどで、要領よく話をするのも一つの手です。
このように、たとえ数分程度でも、その範囲で済むことなら話しかけることは可能なので、そのタイミングを注意して逃さないようにしましょう。
3．事前に話の内容や話し方を整理し、簡潔に話せるようにしておく
隙間時間に注意して話すにしても、何をどう話せばいいかわからないと、意味不明な話になって貴重な時間を無駄にしてしまいます。
上司もただですら忙しいのに、要領を得ない話を聞かされると「何を言いたいのかはっきりしろ！」と注意したくなります。
それを避けるために、予め話の内容や話し方を整理しておくべきです。
良い話か悪い話か、何分程度かかるか、何についてか、報告・連絡・相談のいずれか、結論と根拠は何かなど、要点を整理して簡潔に話せるようにしましょう。
例えば
「悪い話で恐縮ですが、５分ほど頂けますか。〇〇社からのクレーム処理の仕方についてのご相談です。私としては～のように対処したいと考えています。根拠は２つですが、１つ目は……２つ目は……」
といった感じです。
またこのように簡潔に話せるように、頭の中でイメージトレーニングをしておくとよいでしょう。
さらに上司の反応も数パターン想定し、それに対する答えも考えておくと効果的です。
さらに、メモなどを用意しておいて、それを見せながら話せばよりわかりやすくなります。
大事な意思決定を求める場合は、上司が判断しやすいように、根拠となる資料なども見せると親切です。
上司の立場に立って、上司が話しかけられて困らないかをよく考える
多忙な上司に話しかけるのは難しいですが、勝手に仕事を進めるわけにもいかないので、何とかして上手く話しかける必要があります。
そこで、話しかけるタイミング、話の内容や話し方に注意しなければなりません。
普段から上司のスケジュールに注意し、暇な時間を狙って話しかけましょう。
まとまった暇な時間がない上司でも、隙間時間を見つけて話しかけてください。
その際、話の内容や話し方を整理してイメージしておき、簡潔にわかりやすく話せるようにすべきです。
とにかく、忙しい上司に相談や報告をする際には、上司の立場に立って、上司が困らないように話しかけることが大切です。
それに注意して繰り返していくうちに、話しかけるタイミングもわかり、要領よく話せるようになります。
そうすれば効率的に仕事を進められ、上司との関係も円満になっていくでしょう。
コメントを残す