真面目な人や気の弱い人は、仕事を頼まれると断ることができません。
たしかに場数をこなすことで、自分の成長にもつながるので、仕事を安易に断るのは避けるべきです。
しかし、引き受けるにも限度があります。
明らかにキャパシティオーバーなのに無理して引き受けると、心身ともにストレスが溜まります。
また、期限に間に合わず質も低下し、かえって相手に迷惑をかけてしまいます。
それを避けるためにも、処理能力の限界を超えているのに、仕事を断る勇気がなくて悩んでいる人に向けて、仕事をうまく断る3つの方法をご紹介しましょう。
表現の仕方を少し意識して工夫するだけで、うまく断ることができるので、ぜひ実践してみてください。
1．断る意思は明示しつつも、感謝と謝罪で角を立てないようにする
そもそも自分に仕事のオファーをしてくれること自体は有難いことです。
よって、「今回はわざわざ私にご依頼くださって有難うございます。そのこと自体は大変感謝しております」などと感謝の気持ちをまず示すべきです。
ただ、それだけでは引き受けるのか断るのかわからなくなり、相手も困ってしまいます。
そこで、断る意思ははっきり示す必要があります。
「ただ残念ながら、お引き受けすることはできません」などと意思を明示しましょう。
それでも、それを言うだけでは不躾になり、相手も不快になってしまいます。
貴重なオファーを断るわけですから、「せっかくのご依頼にもかかわらず、ご期待に沿えずに申し訳ありません」などとお詫びの気持ちも添えることが大切です。
このように、まずは仕事の依頼への感謝を示し、次に断るという結論をはっきり伝え、さらに期待に沿えないことへの謝罪の気持ちを表します。
このように、言いにくいことの前後に相手への配慮を示す方法にするのがポイントです。
出来ないことは出来ないとはっきり断る一方で、感謝と謝罪を忘れずに表しましょう。
この方法をとれば断りやすくなり、自分も楽にしつつ、相手との関係も悪化させずに済みます。
2．自分の都合よりも相手の立場を重視した断り方をする
上記のように断るにしても、ただその結論を示すだけでは、相手も納得してくれないでしょう。
そこで、断る理由も述べなければなりません。
その際も、自分の都合より相手の立場を重視して断る方法にするほうが、波風立てずにうまく断ることができます。
例えば、「お引き受けすると期限に間に合わない恐れがあり、かえってご迷惑をおかけしてしまいます」という感じです。
特に、期限に間に合わない理由として、「プライベートでどうしても時間を割かなければならないことがある」という点を挙げれば、相手も私事に口をさしはさむのは難しいので、理解してくれる可能性が高まります。
あるいは、「お引き受けした場合、現在の私のスキルではご期待のレベルに届かず、仕事の質の面でご迷惑をおかけすることになりかねません」などと、率直に能力不足を理由にすることもできます。
いずれにしても、自分が仕事を引き受けることが相手にとってマイナスになって申し訳ない、という点を強調する方法をとりましょう。
そうすれば、相手もその配慮に好感を持ち、不快に思わず了解してくれるでしょう。
3．引き受けるにしても、条件付きにして自分と相手のバランスをとる
以上のように、仕事をすべて断ることができれば、自分の負担は軽くなります。
しかし、相手との関係など様々な事情から、すべて断るのが難しい場合もあるでしょう。
その場合は、やむを得ませんが引き受けましょう。
ただし、無条件で引き受けるのではなく条件付きにして、自分の負担と相手の事情のバランスをとる方法にすべきです。
例えば、頼まれた仕事をすべて引き受けるのではなく、可能な範囲に絞って量を減らして引き受ける方法があります。
特に、自分の得意分野や経験豊富な仕事なら、早く楽にできるので望ましいです。
また、仕事の質が少し落ちることを認めてもらう方法もあります。
調査にかける時間を減らす、資料の綺麗さにこだわらない、出すアイデアの数を減らすなど、必要最小限のレベルにまで質を下げてもらうよう頼んでみましょう。
さらに、期限に余裕を持たせてもらう方法も考えられます。
本来なら３日後までがベストの仕事でも、１週間後まで待ってもらうなどすれば、ほかの仕事との調整もしやすくなります。
このように、仕事の量や質、期限など様々な面で条件を付けて、相手に許容してもらう方法をとりましょう。
そうすれば、自分も楽になりつつ相手のメンツも立てられるので、断ることがしやすくなります。
自分の負担の軽減と相手の立場への配慮のバランスをとる
仕事を断る際には、感謝の気持ちを示したうえで、断る意思を明らかにし、最後にお詫びも述べましょう。
その方法をとれば、自分も楽になりつつ相手との関係悪化も防げるので、断りやすくなります。
また、断る理由を述べる際にも、出来るだけ自分の都合を全面に押し出すのでなく、「引き受けると相手に迷惑になる」といった相手への配慮を優先すると、角を立てずに済みます。
さらに、引き受けざるを得ないにしても、仕事の量や質、期限などで条件を付ける方法を考えましょう。
そうすれば、相手のメンツも立てながら自分の負担も軽減できるので、やはり断りやすくなるでしょう。
このように、全部無条件に引き受けないようにしつつ、しかも相手のことも考えて、それをうまく表現しましょう。
それにより、バランスの取れた言い方ができて、過剰な仕事をうまく断ることができます。
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