会議のイライラを解消!会議の無駄をなくすための4つの方法







普段会社で会議への出席を求められる人も多いはずです。

その時に、どうでもいいことを延々と話し合っていて、時間だけが無駄に過ぎて行く経験をしている人もいるでしょう。

 

それが続くと、イライラが募ってストレスが溜まります。

また、他にすべき仕事に時間を使えなくなり、業務に支障も出かねません。

これでは、自分だけでなく会社全体にとっても非効率になってしまいます。

 

そこで、普段会議で無駄を感じていて、参加者としてそれを解消したい人に対し、この記事では、会議の無駄をなくし時間の浪費とストレスから解放されるための4つの方法をご紹介します。

 

事前準備に注意することで、かなりの無駄を解消することができるので、ぜひ実践してみて下さい。

自分が司会者の場合はそれを実践し、他に司会者がいる場合はそれを提案してみましょう。

 

1.議題を明確にし、そこから外れないようにする

会社の中には「とりあえず集まって話をしよう」というように、何となく会議をしようとする人がいます。

また、会議が始まった後も「そういえば、あの件は……」などと話を脱線させてしまう人もいるでしょう。

 

こういう人が会議に参加していると、何を議論しているのかもわからなくなり、どこに向かっているのかも不明になってしまいます。

その結果、無駄に時間だけが過ぎて行くのです。

 

その無駄を防ぐために、最初に議題を明確にし、会議開始後もそこから外れないように司会者が仕切る必要があります。

例えば、「今日の議題は新規開拓方法の見直しです」と明確にします。

また脱線しかけたら「それはまた別の機会に…」などと述べて、軌道修正をしましょう。

 

会議では議題をテーブルの上にきちんと乗せて、全員の意識がそこに向かうようにする方法をとることが大切です。

 

2.参加者を、議題の議論に必要な関係者に絞り込む

大企業等の場合は元々の人数が多い分、会議でも参加者が多くなりがちです。

また中小企業でも、ただ何となく会議をしている所では、数多くの人が会議に参加しがちになるでしょう。

 

しかしそれでは、全員が発言しようと思えばいくら時間があっても足りません。

かといって、限られた人しか発言できないと、その他の人は出席した意味がなくなり、貴重な時間を無駄にしてしまいます。

 

こうした無駄を避ける方法として、会議の参加者を、議題の議論に必要な関係者に絞り込む必要があります。

議題が新規開拓方法の見直しなら、営業部の中でも新規開拓担当者とその上司、同行勧奨する関連部署の人等に限定します。

 

そうすれば、全員が時間内で十分発言できて、効率的かつ有意義な会議にすることができるでしょう。

 

3.後に予定をあえて入れて、無駄に時間を引き延ばさない

会議を開催する場合、たっぷり時間を確保しておくと、落ち着いてじっくりと議論できて良いと思われがちです。

「今日はこの後夕方まで予定が空いているから」などと言って、それをプラスに捉える人もいます。

 

しかし、それによりかえって緊張感が薄れ、「どうせ延長しても誰にも迷惑がかからないから」と考え、延々と無駄な議論を続けることになりかねません。

 

そうならないように、会議の後に予定をあえて入れておき、無駄に時間を引き延ばさないという方法をとってみましょう。

例えば、14時から15時まで会議を入れたら、15時以降は顧客訪問のアポを入れてしまうのです。

 

この方法をとれば、後の予定に支障をきたさないために、必ず会議を無駄なく時間内に終わらせようと思うはずです。

 

4.何をどこまで決めるのか、ゴールを明確にしておく

上記のように、会議で議題を決めておけば、少なくとも「そもそも何について議論しているのか?」といった疑問や不安はなくなります。

それにより、安心して集中して議論でき、かなり無駄を防ぐことができるでしょう。

 

しかし、何事にも完璧ということはないので、どんな議題でも議論をし始めたら、いつまで経っても終わらなくなってしまいます。

終わりの見えない話し合いほど、不安に駆られるものはないでしょう。

 

それを避ける方法として、この会議で何をどこまで決めるのか、ゴールを明確にしておくことも必要です。

例えば、議題が「新規開拓方法の見直し」なら、この会議のゴールは「今の方法の問題と原因の洗い出し」に限定する等です。

 

会議で決めるべきことを明確にしておけば、そこに向かって必要な議論に絞れて、時間と労力の無駄をなくせます。

 

特に議題と参加者、ゴールを明確にすることで、会議の無駄をなくす

会議では、「そもそも何について議論するのか」という議題を明確にし、開始後も議題から外れないように議論をコントロールすることが、無駄削減の方法として大切です。

また、その議論に深く関わる人のみを参加者として呼ぶことで、時間内で有意義な議論をする必要があります。

 

さらに、会議の後にあえて予定を入れておくことで、無駄に時間を引き延ばせない状況にしてしまうのも効果があります。

また、議論の末に何をどこまで決めるのか、最終的なゴールを明確にしておけば、それに向けて必要な議論に絞り込めます。

 

このように、議題を明確にし、参加者を絞り込んで時間意識を高め、ゴールも念頭に置くことが、会議の無駄をなくす方法として大切です。

事前に出来る限りのことをして、時間の浪費を防ぎ、イライラなどのストレスからも解放されましょう。












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