面接辞退はメールでOK?それとも電話連絡するべき?







「他社から内定をもらってしまった」

「面接日当日に急用が入り、どうしても行けなくなってしまった」

など、転職活動を行っていると面接を辞退する場面も多いかと思います。

 

そんな時、メールで連絡を入れた方が良いのか、電話連絡を入れた方が良いか、頭を抱えている人も多いのではないでしょうか。

確かにメール連絡、電話連絡のどちらが良いのか悩んでしまいますよね。

それでは、この記事を読んでそのお悩みを解消してください!

 

当日の面接辞退は必ず電話連絡!

面接日当日に辞退をする場合、必ず電話で連絡を入れましょう。

 

メールではタイムラグが発生してしまいますし、担当者がメールを開かなければ辞退する旨が伝わりません。

さらに当日の面接辞退をメールで済まそうとする行為は、社会人としてマナー違反です。

それはあなた自身に置き換えて考えれば、お分かり頂けると思います。

 

例えば、今日の15時に取引先企業の営業担当とアポイントを取っていたと仮定します。

そして15時を過ぎても営業担当が現れず、何気なくメールをチェックしたら「本日は私事により行けなくなりました」と

入っていたら、あなたはどう思いますか?

 

電話連絡もなく、ただ1通のメールだけが入っていた場合を想定してください。

良い気分にはならないですよね。

 

きっと

「当日に来れなくなったのなら、電話一本入れるのがマナーだろ!」

と思ったのではないでしょうか。

 

これは面接官も同じ気持ちなのです。

さらに所定の時刻を過ぎることで「事故に遭ったのではないか」と相手を心配させてしまいます。

そのため、当日の辞退連絡は必ず電話で行いましょう。

 

また電話連絡を入れた際、担当者が外出中などで不在のケースもあります。

そんな時は、必ず電話口の社員さんに伝言をお願いするようにしましょう。

この時、「折り返し連絡しましょうか?」と聞かれる場合もありますが、必ず伝言だけをお願いしましょう。

その理由もメールと同様、折り返し連絡にすることでタイムラグが発生してしまうからです。

 

面接を辞退する際に最も必要なことは、「1秒でも早く担当者へ辞退の旨を伝えること」です。

そのため、折り返し連絡では遅いのです。

電話口の社員さんに面接辞退と理由を伝え、一秒でも早く担当者へ連絡してもらいましょう。

 

面接日まで1週間以上あればメールでもOK?

面接辞退について、基本的には電話連絡が望ましいですが、面接日まで1週間以上日にちが開いている場合には、メール連絡でも良いでしょう。

メール本文には面接辞退に至った経緯を記載し、しっかりと謝罪しましょう。

 

しかし、メールで辞退の旨を伝える場合、注意点が1つだけあります。

それは、必ず企業からの返信を確認することです。

あなたがメールを送信したつもりでも、相手がメールを開いていなければ要件は伝わりません。

そのため、メールを送信した後、2日以上経っても返信がない場合には必ず担当者へ電話連絡を入れるようにしましょう。

 

ただし、基本的には電話連絡が望ましいです。

 

メールで送った場合には、企業からの返信を確認しなくてはいけません。

それならば、電話一本で済ませてしまった方が精神的に楽だと思います。

 

面接の辞退理由はどう伝えれば良い?

 

辞退理由を正直に伝えて良いのか、悩んでしまう人も多いですよね。

結論から言えば、辞退理由は正確に伝える必要はありません。

 

さらに言ってしまえば、辞退理由によってはウソをついた方が良いこともあります。

 

例えば、第1志望の会社から内定をもらい、第2希望の会社を辞退する場合

「第1志望から内定出たので辞退します」

など絶対に口に出してはいけませんよね。

 

そんな時には「他社から内定を頂いたので・・・」と伝えましょう。

そうすれば企業も察してくれるはずです。

辞退理由について深く突っ込んでくる事はないでしょう。

 

また現職の都合で、当日にどうしても行けなくなることもありますよね。

その際には正直に理由を伝えましょう。

場合によっては日程をずらしてもらえることもあります。

 

そのため、当日に面接に行けなくなってしまっても諦める必要はありません。

しかし、面接に行けないと分かった時点でいち早く担当者へ連絡を入れましょう。

 

まとめ

面接日当日に辞退をする場合、必ず電話で連絡を入れましょう。

当日辞退をメールで済まそうとする行為は社会人としてNGです。

 

しかし、電話連絡することに対して「怒られたらどうしよう・・・」と悩んでいる人も少なからずいると思います。

ですが辞退したことによって、担当者から怒られることはありません。

 

企業は意外とあっさりしているものですよ。

きっとあなたが「他社から内定をもらったので辞退します」と言ったとしても、返ってくる返事は「分かりました」だけでしょう。

仮に何か言われるとしても「もう少し早めに連絡してくださいね」と注意されるぐらいです。

そのため、怒られるのを怖がらず早めに電話で済ませてしまいましょう。

 

また面接日から1週間以上日にちが開いていれば、メール連絡でも良いでしょう。

しかしメールを送信した後、企業から返信が届いているか必ず確認するようにしましょう。

 

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