上司の中には、部下の仕事ぶりに苛立ち、仕事を任せることができず、つい自分で作業してしまう人がいます。
いわゆる「自分でやったほうが早い」病といわれるものです。
確かにそのほうが早いかもしれません。
しかし、それではいつまで経っても部下が育たず、自分の負担が増えるばかりです。
また部門全体でみても役割分担が進まず、きわめて非効率になります。
そこで、こうした状況に陥り困っている人に対し、部下に思い切って仕事を任せるための3つの方法をご紹介します。
意識を変えて、やり方を少し工夫することで可能になるので、ぜひ試してみてください。
1．自分の仕事は「作業」ではなく「管理」だと自覚する
上司になったばかりの人は特に、今までの意識が抜けず、自分は何かの具体的な作業をしなければならないと思いがちです。
まずは、その意識から変えなければなりません。
上司は管理職なので、自分の仕事はあくまでも「管理」であり、具体的な1つ1つの「作業」ではない、ということを自覚しましょう。
特に、部下を管理して部門の目標を達成するのが仕事だと念頭に置きましょう。
そして、そのために必要なことに専念すべきです。
具体的には、その目標を細分化して各部下に配分する、部下が働きやすい環境を整える、指示やフォローをしつつ育てるなどです。
仮に、一時的に仕事が増えたり、人手不足に陥ったりして、どうしても部下だけで処理しきれない場合もあるでしょう。
その場合でも、上司の自分が作業する分は極力少なくし、また出来るだけ早く部下に任せるように努めましょう。
このように、作業するプレイヤーから管理するマネージャーへと、自分の意識を改革することが、部下に仕事を任せるための第一歩になります。
2．サンプルを示し、1度だけやって見せて、後は任せる
意識を改革できたとしても、実際に部下に仕事を任せるにあたっては、どうしていいか悩むものです。
特に、上司になりたての人が経験の浅い部下に仕事を任せる場合、お互いに未熟なため問題が起きやすいでしょう。
そこで、まずは部下に対し、仕事のサンプルを示し、部下の前で1度だけやってみせて、後は任せるというようにしましょう。
ある程度任せるという意識は重要ですが、丸投げは良くありませんので、サポートはしましょう。
例えば、部下にあるデータの処理を任せるとします。その際、いきなり膨大なデータを与えて、それを分析して表とグラフにまとめてくれと頼んでも、部下も困惑するでしょう。
そこで、部下の前で、1つだけデータを取り上げて、それを整理し分析し、表とグラフを実際に作成してみせます。
そのうえで「他のデータも、このサンプルと同じように処理してほしい」と指示します。
このように、全体の中の一部だけでも実演してみせれば、部下もやり方がわかり安心して仕事に取り組め、自分も安心して任せることができるので、仕事を抱え込まずに済みます。
3．1人優秀な部下を育て、他の部下の手本にさせる
以上のような方法をとれば、部下に仕事を任せることもしやすくなります。
しかし、すべての仕事について、すべての部下に同じようにするのも大変です。
そこで、部下の中である程度経験を積んでいて、しかも理解が早そうな者に注目し、その部下に早く仕事を覚えさせ、他の部下の手本にする方法もとるとよいでしょう。
例えば、入社後すでに数年経っていて、部門の仕事にも慣れていて、普段から飲み込みの早い部下がいたとします。
その部下に対し、データの分析、資料の作成、顧客との折衝、会議の運営など、様々な仕事を任せてマスターさせます。
そうして、他の部下には、その部下をよく見て仕事をするように言って聞かせます。
その優秀な部下にも、リーダー格になって他の部下の相談に乗ってあげてほしいと伝えます。
つまり、1人の優秀な部下にどんどん仕事を任せて育て、自分の分身のようにしていき、その部下を通じて他の部下も管理していくのです。
これを管理の方法の1つとしてマスターすれば、部下にうまく仕事を任せることができます。
「プレイヤーではなくマネージャーである」と意識改革することが大事
部下に仕事を任せるには、自分は作業をするプレイヤーではなく、管理をするマネージャーであると、意識改革することから始めなければなりません。
それを前提として、例えば1つサンプルを示し実演してみせて、後は任せるようにしていくとよいでしょう。
また、1人の優秀な部下にどんどん仕事を任せて、他の部下の手本にさせるのも、効率的で効果的と言えます。
すべての部下に対し、すべての作業をいきなり任せようとすると、上手くいきません。
優秀な部下を生かすことと、一部例示して安心させることをすれば、自分も安心してスムーズに任せていけます。
このような方法で、部下に仕事を任せる仕組みを確立していくことで、任せることがもはや当たり前になり、「自分でやったほうが早い」病からも抜け出せるでしょう。
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