仕事では常に誰かと話すことになります。
その中でも、特に上司に報告や連絡、相談をすることが多いでしょう。
その際、「君の話はいつもわかりにくくて困る」などと言われて自分の説明の下手さに悩んでいる人もいるはずです。
上司に話がうまく伝わらないと、許可を得たつもりが、実は許可が得られていないまま勝手に仕事を進めてしまうなど、問題が発生して仕事に支障が出てしまいます。
それを避けるためにも、「何を言いたいのかわかりにくい」とよく言われて、自分の説明下手を悩んでいる人に対して、わかりやすく話すための3つの方法をご紹介します。
常に相手の立場に立って考えることで、わかりやすく話すことが可能になるので、ぜひ実践してみてください。
1．全体の流れを意識しながら話す
話がわかりにくくなってしまうのは、そもそも話す内容が整理されておらず、話があちらこちらに飛んで支離滅裂になってしまうからです。
そこで、わかりやすく話す方法として、話す内容を整理したうえで、全体の流れを意識しながら話す方法を心がけましょう。
ポイントは、
- 何について
- 何を言いたいか
- なぜそう言えるのか
- それでどうしたいか
を考えて（メモに書いて）から話しはじめるということです。
例えば、上司に営業の成果を報告する場合は、「○○社への継続取引提案について、先方は好反応でした。というのも～だったからです。それで、次回はグループ会社に同行勧奨してもらいたいのですが、よろしいでしょうか」などです。
- 何について・・○○社への継続取引提案について
- 何を言いたいか・・先方は好反応でした
- なぜそう言えるのか・・というのも～だったからです
- それでどうしたいか・・次回はグループ会社に同行勧奨してもらいたいのですが、よろしいでしょうか
このような流れで報告されれば、上司も何の話かすぐにわかり、部下が何を根拠にどう言いたいのか、どういう方法をとりたいのかが一発でわかります。
それをふまえて、その場ですぐに判断して指示も出せるでしょう。
このように、相手の立場に立って、話す内容が流れるように頭に入ってくるよう説明します。
そうすれば、相手もわかりやすく感じて、コミュニケーションもスムーズにいくでしょう。
2．相手の情報や知識のレベルに合わせて話す
話がわかりにくくなる原因として、相手との間で、お互いに持っている情報や知識のレベルが合っていない場合も考えられます。
これでは話が全くかみ合わず、わかりにくくなるのは当然です。
そこで、わかりやすく話す方法として、そのレベルを合わせることも大切です。
例えば、あるプロジェクトについて、上司と何度も話し合っていて、お互いに深く情報を共有しているとします。
その場合は、前提条件を簡略化したり、内輪で通じる用語を使ったりしても、話は十分通じるでしょう。
むしろそのほうが、効率的に話すことができて望ましいと言えます。
しかし、そのプロジェクトに新たに加わったメンバーがいる場合、その人は作業内容などでわからないことが多々あるでしょう。
そういった初めてのメンバーがいる場合等は、前提条件からしっかり説明し、誰でもわかる用語で話す必要があります。
このように、相手の情報や知識のレベルを認識し、それに合わせて会話をすることが、わかりやすく話す方法としては欠かせません。
3．聞かれたことに答え、聞かれていないことには答えない
話がわかりにくい人の特徴として、聞かれたことには答えず、聞かれていないことを延々と話すことがあります。
質問の意図を無視して、ひたすら自己主張する人がその典型です。
そうならないように、相手の話をよく聞いて、聞かれたことにだけ答え、聞かれていないことには触れないようにしましょう。
例えば、上司から「提案書の要修正事項はきちんと修正できた？」と聞かれたとします。
その場合、「そういえば、報告書を作成していて気付いたのですが……」などと答えると、上司からしたら「報告書のことはどうでもいい。提案書の修正は出来たのか！」と怒りたくなるでしょう。
その点「はい、すでに修正は終わっています」と聞かれたことにだけ答えます。
そうすれば「では、どこか修正しづらかった点はあった？」などと聞かれ、話がスムーズに進んでいきます。
とにかく、余計なことは一切口にせず、必要なことに絞って淡々ときっちり話すことが、わかりやすく話す方法として非常に重要です。
「相手に余計に考えさせないで済むか」を常に意識しながら話す
相手にわかりやすく話すには、話す内容を整理して、全体の流れを意識しながら説明することが大切です。
特にテーマ、結論、根拠、方針などを意識して話すとよいでしょう。
その際、メモなどに記載して、確認しながら話すとより話しやすくなるでしょう。
また、相手の情報や知識のレベルを認識し、それに合わせて話すことで、話がきちんとかみ合ってスムーズにコミュニケーションが取れます。
さらに、相手から何か聞かれた時も、聞かれたことにだけ答え、聞かれていないことには答えない姿勢が大切です。
質問の意図を無視して、一方的に自己主張をしてはいけません。
とにかく、相手の立場に立って「相手に余計に考えさせないで済むか」を強く意識することが大切です。
そのようにしてわかりやすく話す方法をとることが、円滑な意思の疎通につながります。
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