部下や後輩など、他人に仕事を頼むとき、「いつものああいう感じでよろしく」などと適当に頼む人がいます。
あるいは「これ頼んだぞ。忘れるなよ」などと上から目線で押し付ける人もいるでしょう。
自分では悪気がなくても、頼まれた相手からすれば、曖昧だったり命令口調だったりすると、不安や不快な気分になります。
その結果、相手との関係も悪くなり、今後ますます仕事を頼むのが難しくなってしまいます。
それを避けるためにも、仕事を頼むといつも嫌な顔をされて悩んでいる人に対して、上手に頼んで快く引き受けてもらう3つの方法をご紹介します。
相手への気持ちと頼む方法などを変えることで、相手の態度も変わりますので、ぜひ試してみてください。
1．相手が引き受けて当然だと思わず、有難いという気持ちを示す
相手が部下や後輩などの場合は特に、相手が仕事を引き受けて当然だという気になりがちです。
そのため、頼むときも命令口調で有無を言わせない感じになり、その結果相手を不快にさせてしまいます。
そうならないように、相手が誰であれ有難いという気持ちを示すことが大切です。
まず、最初に仕事を頼むときに、時間を割いて聞いてくれること、引き受けるか検討してくれることについて、感謝の気持ちを表します。
次に、相手が引き受けてくれた場合、そのことにも感謝します。
また、頼んだ方法に従ってきちんと仕事を終えてくれた場合、その時点でも改めて謝意を示しましょう。
それだけでも十分気持ちは伝わります。
ただそれに加えて、相手がしてくれた仕事のおかげで、その後いかにプロジェクトがうまくいったかなど、成果を伝えながら感謝を重ねて伝えましょう。
このように、仕事を頼む最初の段階から終了後に至るまで、こまめに感謝の気持ちを伝えるのです。
この方法をとれば、相手もいい気分になり、今後も嫌な顔をせず仕事を引き受けてくれるでしょう。
2．相手の立場に配慮して、頼む内容・理由・回数に注意する
相手が仕事を引き受けてくれるとわかったら、実際にどのような仕事か説明しなければなりません。
その時も、相手の立場に十分配慮して、相手が困らないように頼む方法をとらなければなりません。
まず頼む内容ですが、最低でも「目的」「アウトプットのイメージ」「期限」の3つは明確に伝える必要があります。
これさえ伝えておけば、相手も途中で困ったときに、そこに立ち戻ってどうすべきか判断できます。
また頼む理由も述べなければ、相手も納得しません。
「これが最も迅速的確にできるのはあなたです」
「これを経験すればあなたの能力向上にもなります」
などと、相手でなければならない訳、相手にとってのメリットを伝えましょう。
さらに頼む回数ですが、「そうそう、忘れていた」「ついでにこれも」などと、後から何度も付け足されると、相手もストレスが溜まります。
予め依頼内容を整理しておき、出来る限り1回ですべて伝えるようにしましょう。
このように、内容を明確にし、理由も説明し、1回で終わらせることが大切です。
この方法をとることで、相手も納得してスムーズに仕事に取り掛かれるので、今後も気持ちよく引き受けてくれるでしょう。
3．頼んだ後も相手に丸投げせず、自分も常にフォローする
上記のようにうまく頼むにしても、頼んだ後は任せっぱなしでは、相手も不満が残るでしょう。
作業方法などでわからないことが出てきても、「任せた以上は自分で何とかしてくれ」というスタンスでは対処に困ります。
そのように不信感を抱かせないためにも、頼んだ後も相手に丸投げせず、一緒に仕事をするスタンスを崩さず、常にフォローし続けることが大切です。
例えば、定期的にミーティングを開き、進捗状況を確認します。
それ以外でも、随時報告や質問、相談などを受け付けて、積極的に対応する姿勢を見せましょう。
また、作業の内容や方法について、追加や削除、修正の必要が出てきたら、それ以上余計な作業をせずに済むよう、速やかに連絡して依頼しなおすべきです。
その際も、そうした変更が出てきたことを一言詫びておく配慮も見せましょう。
このように、仕事を頼んだ後も気を緩めず、誠意をもって対処しなければなりません。
こうした親身な姿勢を示すことで、相手も「この人が頼むなら、多少無理してでも引き受けよう」と思ってくれるはずです。
相手に謝意を示し、相手が困らない頼み方をし、フォローを忘れない
仕事を頼むときは、相手が引き受けて当然だと思わず、有難いと思うことが大切です。
話を聞き、引き受けるか検討し、実際に引き受け、きちんと終えて、それが成果につながった、そのすべてにおいて感謝の気持ちを示しましょう。
実際に頼む際には、目的とアウトプットのイメージ、期限を明確に伝えましょう。
また、相手でなければならない事情、相手にとってのメリットも説明し、五月雨式にせず1回で伝えきることも大事です。
なお、頼んだ後も気を抜いてはいけません。
進捗を確認し、相談などにも積極的に乗り、作業方法などの変更は速やかに連絡します。
そうなったことを一言詫びる配慮も見せるとよいでしょう。
このように、常に相手の立場に立った依頼の方法をとれば、相手も嫌な顔をせず、今後も気分よく仕事を引き受けてくれるようになります。
その結果、自分の負担も軽減でき、効率的に仕事をこなせるようになるでしょう。
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