仕事では、上司との打ち合わせや会議、顧客とのやり取りなどで、メモを取ることが多いでしょう。
人間の記憶力には限界があるので、メモの形で残しておくことは当然必要です。
そのメモを上手に取ることができないと、記録がないので言った言わないのトラブルになったり、アイデアのヒントとなる材料も得られなかったりと、仕事に支障をきたします。
そうならないように、仕事でメモを上手に取れなくて悩んでいる人に向けて、この記事では、メモを上手に取るための4つのポイントをご紹介します。
少し工夫をするだけで、効率的かつ効果的にメモが取ることができるようになるので、ぜひ実践してみて下さい。
1．メモを取る方法のルールを決めておく
上記のように社内外問わず様々な場面で、日々頻繁にメモを取るでしょう。
その際、毎回何となく行き当たりばったりで取っていると、メモを取る際も時間がかかり、後で見直す時もわかりづらくて、上手な取り方とは言えません。
そこで、メモを取る方法のルールを予め決めておき、それに従って毎回メモを取るようにしましょう。
例えば、ノードの左半分には会話のやり取りを記載する、右半分にはそれに関して気づいたことなどを書く、という感じです。
また、重要だと思った部分は赤で線を引く、各発言者の冒頭に氏名の一文字だけを記しておくなど、わかりやすさと効率性に配慮してルール化しておきます。
こうすればスムーズにメモを取ることができ、後で見ても一目瞭然になるので、上手なメモの取り方と言えます。
2．文章だけで済まさず、図や色分けなどで視覚化する
メモを取る時は、文章による場合が多くなります。
しかし、メモは基本的に、相手と話をしたり誰かの話を聞いたりしながら取るため、文章によるだけでは時間がかかりメモを取り切れず、また細かくて見づらくなってしまいます。
それを避けて上手にメモを取るためにも、文章だけで済まさずに、図や矢印を使ったり色分けしたりして、効率的かつ明確にメモを取るようにしましょう。
例えば、「AによりBになった」という場合は「A→B」のように矢印を使えば、どういうことかもわかり、メモを取るのにも時間短縮できます。
また、最重要部分は赤、ある程度注意すべき点は青にするなど、色分けも効果的です。
このように視覚化を重視して、スピーディーにわかりやすくメモを取ることが、上手なやり方と言えます。
3．大きめのノートを使い、必要なことが漏らさず書けるようにする
メモを取る場合、小さなメモ帳を用意し、それにこじんまりとまとめようとしがちです。
しかし、相手との話などは、何がどこまでどういう方向に転がるかわかりません。
それなのに、メモを取るスペースが小さいと、必要なことが書ききれなかったり、非常に見づらいまとめ方になったりするため、上手なやり方とは言えません。
そうならないように、メモ帳は大きめのノートを用意し、十分なスペースを確保しておくことが大切です。
それにより、次々と大事な話が出て来ても、漏らさず見やすく書けるようにしておきましょう。
上手にメモを取るためには、書き方だけでなく、そもそものメモ帳の選択自体も重要なのです。
4．何をどこまで書くかは、仕事に関する経験や知識によって変える
仕事に関する経験や知識が不足している人は、何が大事なのかもわかりません。
そのため、メモを取る場合も、とりあえず一通り書き留める必要があります。
しかし、そうした経験や知識が十分あり、ポイントが何かがわかっている人は、そこまでする必要はありません。
むしろ、わかり切っていることまで書き留めるのは、時間と労力の無駄であり、上手なやり方とは言えません。
そこで、自分の経験や知識の程度に応じて、上記のように何をどこまで書き留めるかは変えるべきです。
また、後者のようにポイントのみ押さえれば済むようになれるよう、早く経験や知識を高めていく必要があります。
何事も臨機応変に対応することが大切であり、メモを取る場面でもそうするのが上手な方法と言えます。
メモを取る際の効率性やわかりやすさ、臨機応変さを重視する
メモを取る際は、何をどこにどう書くかなど、ルールを決めておくとスピーディーになります。
また、文章だけに頼らず、図や矢印を使い色分けするなどして視覚化すると、効率的でわかりやすくなります。
さらに、大きめのノートを使って余裕を持ってメモを取るようにすれば、必要なことを漏らさず見やすく書き留められるでしょう。
なお、仕事に関する経験や知識の程度に応じて、メモを取る内容や分量を変えていけば、時間と労力の無駄もなくなります。
このように、効率性やわかりやすさ、臨機応変な対応を重視しつつメモを取るのが上手なやり方です。
上手に取れたメモを後で見返せば、それをもとに他の仕事もスムーズにこなせ、メモをヒントにアイデアも生まれる可能性が高まります。
仕事における効率性や創造性を高めるためにも、上手にメモを取るスキルを高めていきましょう。
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