会社に入社したばかりの新入社員は、専門的な知識や技術ではどうしても劣ってしまいます。
かといって、強く発言することも難しいし、会社に貢献できるほどのアイデアが浮かぶこともまずないでしょう。
新入社員に一番大切なことは、「素早く仕事を覚えること」と「どんな仕事もすぐにやる」というスピード感で信頼を勝ち取ることです。
中でも、「すぐにやる」という姿勢は新入社員に限らず全ての社員に必要なスキルであり、新入社員の頃から身につけておくとその後の仕事でも必ず良い結果に繋がっていきます。
そして何より「すぐやる」社員はとても信頼されるようになります。
この記事では、新入社員が身につけたい「すぐやる」技術と題し、物事を「すぐやる」がどれだけ大切な事であり、身に付けるだけでどれだけ社会人として信頼に繋がるのかについてお話していきます。
新人の頃は、「すぐやる」ことで信頼を得る
新入社員の頃は、自分のできる事がまだわずかしかありませんから、雑用でも簡単な業務でも「指示された仕事」をこなしていく事になります。
どんな仕事でもチャレンジしていく事で、仕事を通して色々な事を学びながら、社内に人脈を形成していく大切な時期でもあります。
ここで、新入社員同士の間で差が出てくるポイントが「すぐにやるかどうか」というところです。
新入社員のA君は1日後に仕事を終えて報告に来たが、B君は1時間後に報告に来た・・・となれば、B君は仕事のスピード感で一歩前に出ていることになりますよね。
どちらも頼んだ日限は守っているのかもしれませんが、いくらでも頼みたい仕事はあるものです。
常に期日ギリギリで仕事をこなしているようでは、なかなか上司からも信用されないかもしれません。
仕事の質は高い方が良いのは間違いありませんが、質を求め過ぎて時間がかかってしまうと本末転倒です。
明日までと言われた仕事は今日中に、週末までと言われた仕事はその2日前までに、月末までと言われた仕事はその１週間前に。
これくらいのスピード感を持って仕事を処理すれば、上司からは「こいつに頼めばすぐに結果を出してくれる」と一目置かれ、信頼される事になります。
こうした信頼の積み重ねが、あなた自身のブランドになっていくのです。
仕事を後回しにした結果、忘れたり、時間が足りなくなる
すぐやることを習慣にしていけば、上司からの信頼を勝ち取れたり、あなた自身に仕事で余裕が生まれたりと、様々な利点があります。
では反対に、仕事をすぐにこなさずに後回しにしてしまった場合、どんなことが起こるのでしょうか。
仕事を後回しにした結果、考えられる大きな問題点は２つあります。
それは、
- 仕事を後回しにしたことを忘れてしまい、任された仕事を期日までに処理できない
- 仕事を後回しにしたが、急ぎの仕事が舞い込んできて、後回しにした仕事に手が出せなくなる
というものです。頼まれた仕事に対してうっかりしていると信頼を大きく失ってしまう危険性があります。
まず１つ目ですが、任された仕事を後回しにした結果、後回しにしたことを「忘れて」しまい、結局期日までにその仕事を終えられなかったというケース。
どんな理由があっても、上司からしてみると、
「頼んだ仕事を期日までに終わらせずに、すっぽかされた」
と思われてしまいます。
たった一度の「うっかり」が、長い間積み重ねてきた信頼を一瞬で崩してしまいかねない大きなミスです。
期日までに仕事を終わらせられない人＝信頼できない人
というレッテルを貼られてしまうことになります。
たとえそれが簡単な仕事だとしても「忘れていただけ」なんて思っていると、長く仕事をしていく上で、いつか足元をすくわれてしまいます。
こういったミスは未然に防止しておきたいところです。
次に２つ目ですが、仕事を後回しにして、後日処理しようとしていたのですが、急ぎの仕事が入ってきてしまって後回しにした仕事を処理することができなくなるケース。
仕事というのは、いつどんなものが飛び込んでくるのかわからないものです。
突然、かなり難易度の高い仕事が飛び込んでくるかもしれません。
だからこそ、その日のうちに処理できる仕事は処理しておいて、余裕があれば期日が先の仕事も事前に対応するくらいのスピード感がないといけないということです。
「突然、仕事が振られたから対応できなかった」
という言い訳をしたくなりますが、上司からしてみると、
「頼んだ時にすぐ片付けなかった結果だ」
と言われてしまえばそれまでです。
ここでも、どんな理由があれ仕事を処理できなかったのは自分のせいなのです。
仕事を後回しにすると、どんなことが起こるのかを２つのケースとしてお話しましたが、これを「知っておく」だけでも全然違います。
- 忘れてしまうと大変だから、今すぐこの仕事を片付けよう。
- 忘れてしまうと大変だから、手帳の明日のスケジュールに書き込んでおこう。
- もしかしたら突発の仕事が入ってくるかもしれないから、今すぐこの仕事を片付けよう。
- もしかしたら突発の仕事が入ってくるかもしれないから、同僚で対応できそうな人がいないか探してみよう。
「知っておく」だけで、このような考え方で仕事に取り組むことも可能になります。
そして、もし頼まれた仕事が期日に間に合わない事が判明した場合は、出来るだけ早く気付いた時点で上司に報告しましょう。
「期日に間に合わなさそう」という報告を恐れる必要はありません。
期日になって「間に合いませんでした」という報告をする事が一番信頼を無くす行為です。
報告は早いに越したことはありません。
報告に関しても気付いた時に「すぐにやる」癖をつけましょう。
早く仕事を処理することで、手直しやミスにも対応出来る＝仕事の質が上がる＝信頼できる社員になる
仕事をすぐにやることによって得られる利点は、上司から信頼を勝ち取れるだけではありません。
仕事を素早く処理することで、「手直し」する余裕も生まれますし、「ミス」に対する手戻りにも対応ができます。 ということは仕事の質が上がります。
ここはかなり重要なポイントです。
例えば、会議に出席した際の「議事録作成」を頼まれたとしましょう。
今日は月曜日で、金曜日までに提出するように上司に頼まれました。
そこで、自分なりに作成した議事録を金曜日に提出したパターンと、自分なりに作成した議事録を水曜日に一旦提出したパターンで考えていきます。
まず、金曜日に提出したパターンですが、上司からの指示では期日が金曜日でした。
もしも上司が金曜日中に関係者へ議事録の展開を考えていたら、「手直しの時間」はありません。
上司が作成した議事録を見て「一発でOK」が出れば問題ありませんが、そうでなかった場合は期日が守れなかったのと同じです。
対して、水曜日に一旦提出したパターンでは、完成度８０％くらいで上司に提出したとします。
もしも、これくらいでOKだと言ってもらえれば、2日前倒しで仕事を終えたことになり信頼を勝ち取れます。
また、「ちょっとこの部分を直して欲しい」と言われれば、さらに質を向上させた上で木曜日には提出できますから、上司も納得の議事録を1日前倒しで提出できるためこちらも信頼につながります。
ここで何が言いたいかというと、少しでも期日よりも早く仕事を終えることで、仕事の質を高めることができ、手戻りやミスにも対応できる上に、当初の期日を確実に守ることができるということ。
どんな問題が発生しても、結果として期日が守れるように仕事を進めるためには、少しでも前倒しで仕事を処理するようにしなければならないのです。
仕事を受けたらその場で処理！出来ない場合は期日を決めてメモを取る
最後にお話することは、「すぐやる」ための考え方と行動の方法についてです。
仕事は、「依頼されたらその場で処理」を基本ルールとしておきましょう。
もしも今やりかけの仕事があって、すぐに対応できない場合は「必ずその仕事の期日を決めてメモを取る」ようにします。
これによって、後回しにした仕事を忘れることもなく、スケジューリングもできるため「うっかりミス」を防止できます。
ちょっとした考え方なのですが、甘く考えずに誠実に取り組むためには必要なことです。
- 仕事は、依頼されたらその場で処理
- 仕事を後回しにする場合は、必ず期日を決めてメモを取る
この記事でお伝えしたいことはこの２つに限ります。
この２つのことを確実に実行すれば、まずは信頼される新入社員となることができるはずです。
まとめ
新入社員の頃に身につけておけば、必ず大きな力になってくれる「すぐやる」という習慣。
この記事を読んでくださった方は、良いチャンスということで是非身につけていただきたいと思います。
年齢を重ねると良い習慣が身につくわけでもなければ、仕事をして昇格していけば良い習慣が身につくわけでもありません。
良い習慣には、年齢や役職なんかは関係ないのです。
だとすれば、入社してすぐの段階で良い習慣は身に付けるべきだと言えます。
新入社員が「すぐやる」という習慣を身につけていれば、周囲の人から信頼を得られ、その後に大きな仕事を任せてもらえるきっかけにもなるかもしれません。
この習慣を身につけることも「すぐに」やってみてください。
記事を読み終わった今からすぐに、「すぐにやる習慣」を身につけるべくチャレンジしてみましょう。
仕事を確実に実行する為にこちらの記事もどうぞ
コメントを残す