やる気はあるけど終わらない⁉期限までに仕事を終わらせる3つの方法

上司から仕事を頼まれて、「大丈夫です。任せてください！」とやる気に満ちて答える人がいます。

そのように前向きに取り組む姿勢は素晴らしいです。

しかしいざ仕事をしてみると、期限までに仕事が終わらないため「すみません。あと1日待っていただけますか……」と謝る羽目になる人もいます。

これでは周囲や顧客に迷惑がかかり、自分の信用も失います。

そのように、やる気はあるのに空回りして、期限までに仕事が終わらず、いつも怒られている人に向けて、期限までに仕事を終わらせる3つの方法をご紹介します。

仕事の仕方を少し工夫することで、期限までに間に合わせることも可能になるので、ぜひ実践してみてください。

1．抱えている仕事を「見える化」して把握する

仕事が期限までに終わらないのは、そもそも自分が置かれている状況が把握できていないからです。

現状を把握しないまま、やる気だけで手当たり次第に仕事を始めても、期限までに終わらない可能性が出てくるのは当然です。

そこで、まずは今抱えている仕事を「見える化」して把握することが大切です。

例えば、エクセルのファイルを使って、仕事の内容、分量、所要時間、期限などについて、一覧表の形でまとめます。

次に、緊急性と重要性、期限の近さなどを軸として、各仕事の優先順位を決めます。

それをもとに、優先順位の高い仕事から順に取り組んでいきましょう。

また、特に優先順位の高い仕事については、作業項目を細分化して、「この作業はいつまでに終わらせる」などとこまめに管理しましょう。

それを確実につぶしていけば、最終期限までに終わらないということはなくなります。

このように、自分の仕事を目に見える形にしつつ、管理していくことが大切です。

やる気と同時に合理的な計画及び実行をしていくことで、仕事を予定通りに進めることが可能になります。

2．普段から「どういう作業にどの程度時間がかかるか」把握しておく

上記のように、各仕事の所要時間を見積もる必要があります。

その際、いきなり見積もれと言われても、普段何も考えずに仕事をしている人はわかりません。

その結果実効性のない計画を立て、期限までに終わらない事態を招きます。

そこで、普段から自分が「どんな作業にどの程度時間がかかるか」を把握しておく必要があります。

例えば、サンプルを参考にして提案書を作る場合は5時間で済む、まったくのゼロからそれを作る場合は2日かかる、などです。

そうした時間の確認作業を日々地道に続け、エクセルの別ファイルにメモしておきます。

おそらく自分の成長につれてスピードアップしていくはずなので、それとともにかかる時間も更新していきます。

仮に、やったことのない仕事を任され、かかる時間がわかっていない場合は、その時点で試しにいくつか時間を計ってやってみます。

そうすれば、所要時間がどの程度か、目安はつくでしょう。

これらを生かして、各仕事の所要時間を見積もれば、計画が立てやすくなります。

その結果、期限までに仕事が終わらない事態は避けられるでしょう。

3．予定が狂っても大丈夫なように、余裕を持たせて計画を組む

計画を立てる際、まじめでやる気がある人ほど、隙間もないくらいに仕事を詰め込みます。

しかし、何かが起こって予定が狂い、期限までに終わらない事態に陥る恐れもあります。

特に上司や顧客の都合など、自力ではどうしようもないことで予定が狂う可能性は十分あります。

そこで、スケジュールには余裕を持たせる必要があります。

例えば、ある仕事の最終期限が5日後なら、4日後までには終わらせるように計画を立て、1日分余裕を持たせます。

慣れている仕事なら半日でもいいかもしれませんが、逆に不慣れな仕事なら2日ほど余裕を持たせるほうが安心できます。

そのように、自分の能力と仕事の内容を考慮しつつ、安全第一で計画を組みましょう。

そのうえで、予定通りに早めに終われば、その余裕の日は、仕事の見直しやブラッシュアップ、他の仕事の開始に当てます。

一方で計画が狂っても、その余裕の日で終わらせることで、最終期限には間に合います。

とにかく、予定は予定に過ぎず、ずれ込む恐れはあるということを念頭に置きましょう。

そうすれば、いざという時の対処もしやすく、安心して仕事に取り組めて、期限までに終わらないという最悪の事態を防げます。

自分の現状と能力を冷静に把握し、余裕を持ちつつ仕事に取り組む

期限までに仕事が終わらないのは、やる気だけで突っ走ろうとするからです。

そうではなく、自分の仕事の現状を整理して「作業を見える化」し、優先順位をつけて取り組む必要があります。

また、普段から「どの作業にどれだけ時間がかかるのか」自分の能力レベルを把握しておきましょう。

そうすれば、仕事を請け負った時に所要時間の見積もりが容易になり、計画も立てやすくなります。

さらに、無理して仕事を詰め込まず、余裕をもって計画を立てることも必要です。

それにより、万が一仕事が後にずれ込んでも、余裕を持たせた日で調整でき、期限までに終わらない事態は防げます。

このように、自分の現状と能力を冷静に把握して、スケジュールに余裕を持たせながら仕事に取り組むことが大切です。

そのように合理的に対処すれば、やる気が空回りして期限までに終わらないこともなくなるでしょう。