上司から仕事を任されたとき、やる気に満ちて仕事に取り掛かる！
そしてその仕事がスムーズにこなせて、顧客や会社の役に立ち、上司から評価されれば、言うことはありません。
しかし実際には、
「こんなことを命じた覚えはない！」
「どうして部長に根回ししておかないんだ！」
などと言って、仕事の段取りの悪さを指摘され、やり直しを命じられることもあるでしょう。
そうした事態を避けるためにも、段取りが下手で悩んでいる人に対して、段取りをうまく行って手戻りを防ぐための3つの方法をご紹介します。
早めの対応を心がければ、無駄なやり直しもせずに済むので、ぜひ試してみてください。
1．最初に仕事の全体像を確認しておく
仕事で無駄な手戻りが発生するのは、最初に必要なことの確認を怠っているからです。
実際にやってみないとわからないことはありますが、それでも事前にわかることはありますし、事前にわかることぐらいは段取りとして頭に入れておいて当然です。
具体的な方法としては、最初の段階で仕事の全体像を把握しておくことが重要です。
最低でも、仕事の目的、大まかな内容、アウトプットのイメージ、最終期限ぐらいは頭に入れて仕事全体のイメージをつかんでおきましょう。
例えば、顧客向けのプレゼン資料作成の仕事であれば
- 目的＝新商品導入の提案
- 大まかな内容＝今後の営業のベースになる程度の資料作成
- アウトプットのイメージ＝10ページ程度のよくある資料
- 最終期限＝今週末
などです。
また、その仕事をするうえで欠かせない関係者がいて、相談したり了承を得たりしておく必要も出てきます。
そのため、どの部署の誰が関係者なのか、予めリストアップしておく必要もあります。
このように、大まかなレベルでもいいので、どのような仕事を誰と行っていくのか、念頭に置いておかなければ段取りどころではありません。
そうした内容を把握し、仕事をイメージしたうえで段取りをすることで、仕事の方向性が後で大きくずれることもなくなります。
2．仕事開始後の早めの段階で、段取りの方向性に間違いがないか確認する
上記の段取りの方法で、仕事を始める段階で全体像をおおむね把握しておけば、誤った方向に進むことはまずないでしょう。
しかし、実際に始めてみると、本当にこれでいいのかと不安に思うこともあります。
そこで、仕事を始めた後の早い段階で、方向性に間違いがないか、改めて確認しておきましょう。
上記の例でいえば、プレゼン内容の概要のページをまず作成して、「こんなイメージでいいでしょうか」と上司に見せてみます。
それでOKをもらえれば、安心して作業を続行できます。
一方「ここはもう少しこうしてほしい」などと要請され、それで納得できれば、その方向で修正して作業を進めます。
また、単に方向性を確認するだけでなく、作業を始めて出てきた疑問もあるでしょう。
それは早い段階でつぶしておかないと、後でやり直しになりかねないので、それも確認すべきです。
このような方法で、早め早めに手を打っておけば、後で大幅な修正を強いられるという致命傷を避けられます。
段取りをする際には、とにかく仕事開始後の早い段階で方向性を改めて共有しておくことが大切です。
3．重要な段取り！関係者への根回しをぬかりなく済ませておく
仕事をする際には、社内の各部署や顧客など、様々な関係者がかかわります。
そうした関係者の存在を軽視したまま仕事を進めていくと、「勝手なことをするな！」「そんな話は聞いていないぞ！」などと言われかねません。
そうなると、段取りの悪さを批判され、仕事のやり直しをする羽目に陥ります。
それを避けるためにも、事前の根回しをしっかり行わなければなりません。
まず仕事開始後の早い段階で、予め洗い出しておいた関係者について、根回しをしておくべき優先順位をつけます。
そのうえで、優先度の高い関係者からアポを取り、報告をしたり許可を得たりしておきましょう。
例えば、顧客へのプレゼン資料を作成した後、実際に営業に行く場合、社内の専門部署やグループ会社の社員に同行してもらうとします。
上司よりもその人たちの優先度が高い場合は、早めにアポを入れ、日程や依頼内容の許可を得ておきましょう。
そのような方法で根回しをしておけば、後で面倒な調整をし直すこともなく、スムーズに仕事を進められます。
段取りをうまくするには、視野を広げて密にコミュニケーションをとることが大切です。
仕事の全体を常にイメージしながら、早めに段取りを行っていく
仕事を任されたのに、後でやり直しを命じられるのは嫌ですし、周囲にも迷惑がかかるので、段取りを入念にしなければなりません。
そこで、最初に目的やアウトプットのイメージ、期限など、まずは仕事の全体像を把握しておきましょう。
段取りのすべてはそこから始まります。
また、仕事を始めた早い段階で方向性について確認することも重要です。
仕事を始めた後の早い段階で、その方向性が間違っていないか、サンプルを見せるなどして改めて確認しておいたほうがよいでしょう。
修正が必要ならそう対処し、その方法で問題なければ安心して作業を進められます。
さらに、仕事でかかわる関係者への根回しもしっかり行って、聞いていないなどのトラブルが起きないようにしておくべきです。
これも、早めの段階で報告や許可の取得などを十分にしておくことが大切です。
こうした方法で、仕事の全体を常に俯瞰しつつ、早め早めに手を打っていくことを心がけましょう。
そうすれば、修正の必要が生じても小幅で済みますし、時間や労力の無駄も省けて、関係者との関係も円滑にいくでしょう。
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