会社にいると、仕事が次々舞い込んできて、山ほど抱え込むことがありませんか？
忙しい部署にいる、繁忙期に入った、人手不足など、様々な事情で自分に仕事が集中する場合があります。
不要な仕事をやめて、必要な仕事でも他人に任せれば、だいぶ楽になります。
しかしどうしてもやめられず、しかも自分がすべき仕事もあります。
それを大量に抱え込むと、いつまでも仕事が終わらず、残業続きで疲れてしまいます。
そうした悩みを抱えている方へ、この記事では大量の仕事を迅速にこなせるよう、５つの方法をご紹介します。
少しずつ意識を変え、日頃から徐々に実践していくことで、そのやり方にも慣れて自然にできるようになるでしょう。
仕事の波に溺れそうになった時は、是非この方法を試して、作業時間を短縮し、定時に帰ってストレスも解消して下さい。
1．どのような仕事がどれだけあるか、まずは現状を把握する
職場にいると、元々多忙なのに加えて、「ついでにこれも宜しく」などと次々頼まれる場合があります。
しかも、会社として必要な仕事で、自分も断れないことがあるでしょう。
しかしその状態を放置していても、訳が分からずパニックになるだけです。
何をどこから始めていいかわからず、時間だけが過ぎて行きます。
そうならないように、落ち着いて、どういう仕事がどれだけあるか、現状を把握することが大切です。
例えば、
- 顧客データの分析
- 上司向け報告書の作成
- 顧客への提案書の作成
- 会議資料作成
- 顧客のアポ入れ
など、やるべきことをリストアップします。
そのうえで、その作業内容や期限などを一覧表にまとめましょう。
そのようにまとめて「見える化」すれば、やるべきことが明らかになり、ゴールが見えて安心できます。
2．目的達成に必要な作業に絞り、その他の無駄な作業はしない
やるべき仕事を整理できたら、優先順位をつけて始めますが、その際「早く終わらさなければ」と闇雲に取り組みがちです。
焦る気持ちはわかりますが、それでは無駄な作業まで行って、余計な時間と労力を費やしてしまいます。
仕事には必ず目的があり、個別の作業はその手段にすぎません。
よって、目的達成に必要な範囲でのみ作業を行うことが大切です。
例えば、会議資料の作成は、あくまでも「テーマや決定すべき事項などを整理し、会議を効果的に進める」という目的で行うものです。
よって、そうしたテーマなどを簡潔にまとめれば十分で、必要以上に美しく資料を作り込むのは無駄です。
このように、作業前に「この仕事は何のためにやるのか」を考え、作業開始後も迷ったらそこに立ち戻り、それに必要な作業のみすべきです。
3．必要な作業をする際も、生かせるものは生かして楽をする
作業内容を絞るだけでも、かなり負担が軽くなります。
ただ、それでも自分が使える時間と労力は限られています。
また、何でも一人でやらないと気が済まないという完璧主義では非効率です。
そこで、生かせるものは積極的に生かして楽をしましょう。
まず、マニュアルがあればそれに沿って作業します。
マニュアルがなければ、今後に備えて簡単でよいので作ってみましょう。
また、報告書などよく使うものはテンプレートが大抵あります。
テンプレートがなくても、誰かが似たものを作っている可能性があります。それを探して、今回の作業用にアレンジすれば、大幅に時間短縮できます。
さらに、何かを調べたり考えたりする際も、社内の詳しい人に聞けば、答えやヒントをもらえるでしょう。
とにかく、自分以外の物や人にどんどん頼りましょう。
何かに頼ることへの罪悪感がある人は、その意識を取り除き、情報やノウハウを共有し活用すべきです。
4．似たような仕事はひとまとめにして行う
仕事の数はたくさんあっても、中身を見ると似た仕事があります。それを無視して、異なる性質の仕事を交互に行うと、いちいち頭の使い方を切り替えなければならず、それ自体に時間がかかってしまいます。
よって、似た仕事はひとまとめにして行いましょう。その方が、頭がスムーズに働いて素早く仕事をこなせます。
例えば、報告書や提案書などの作成は「書類の作成」という点で似ています。また、同じ顧客についての上司との打ち合わせ、アポ入れ、資料の用意などは、「同じ顧客に関すること」という点で関連しています。
このように、仕事の性質に着目し、似たもの同士でまとめて行いましょう。少しの工夫ですが、全体としてみると結構な時間短縮につながります。
5．途中で確認を入れて、無駄な作業を避けるようにする
以上に注意して仕事をしていても、途中で状況が変化することがあります。
事情が変わってその仕事が不要になったというケースもあります。
また、仕事自体は引き続き必要でも、求められる作業量が減ったり延期されたりすることもあるでしょう。
それなのに、脇目もふらずに突き進むと、無駄な作業を続けることになります。
それを避けるためにも、関係者と必要に応じて連絡を取り、「このまま続けてよいか」などと確認をすることが大切です。
特に、書類作成のように一人で大半の作業をする場合、没頭しがちです。
その場合は一層注意して、必要最小限の作業で済ませるべきです。
大量の仕事にも慌てず、現状を把握し、無駄を省いて効率的に作業する
大量の仕事を前にしても、慌てず冷静になり、どういう仕事がどれだけあるか、現状を把握しましょう。
そのうえで、それぞれの仕事の目的を明確にし、その達成に必要な作業のみ行うべきです。
その際、マニュアルやテンプレート、関係者などに積極的に頼りましょう。
また作業時も、似た仕事はまとめて行い、意識が途切れないようにして下さい。
さらに、途中で上司などと連絡を取り、無駄な作業をしていないか確認する必要もあります。
これらは専門技術がいりませんし、少し意識を変えて、作業前後にひと手間かけるだけで済みます。
また、いきなり完璧にしようとせず、毎日徐々に慣れていく程度で十分ですし、その方が実行しやすくなります。
これらの方法を実践して、時間短縮を図り、残業とストレスの日々から解放されましょう。
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