自分では一生懸命仕事をしているつもりなのに、上司から「仕事が遅い！」と怒られる人がいます。
そういう人は、元々の性格やちょっとした意識の問題などから、仕事のスピードが遅くなってしまうのです。
その状態を放置していると、自分の仕事の効率が悪くなるだけでなく、それにかかわる周囲の人々の仕事にも支障をきたします。
ひいては会社全体の業務も停滞させ、業績悪化につながってしまいます。
その原因を作り出してしまっている仕事の遅い方に向けて、この記事では、仕事を迅速に処理して効率化を図るための4つの方法をご紹介します。
性格が影響しているとしても、少し意識を変えるだけで仕事のスピードアップを図れる可能性があります。
気を楽にして徐々に取り組んでみて下さい。
1．完璧主義をやめて、要求レベルをクリアできればよしとする
何事も100点を目指し、完璧に仕上げないと気が済まない人がいます。
たしかに、仕事の質にこだわる姿勢は大事ですし、真摯な姿勢は評価に値します。
しかし、時間をかけて完璧に仕上げたとしても、その結果期限を過ぎてしまったら、周囲の人々や顧客に迷惑がかかります。
それを避けるためにも、期限までに相手の求めるレベルをクリアすることに専念しましょう。
例えば、翌日までに顧客向け提案書のたたき台を作るよう、上司から命じられたとします。
その場合、レイアウトから字の大きさに至るまで完璧に仕上げようとしては、何日もかかってしまいます。
あくまでも提案書に盛り込むべき必要最小限の内容をまとめるだけにし、翌日までに必ず作り終えましょう。
とにかく、自分の満足ではなく相手の満足を重視し、質よりスピードに意識をより強く持って行くことが大切です。
2．仕事の全体像を把握し、効率的な手順を考えて進める
幾つか仕事を任された時、何も考えずにいきなり取り掛かり始め、そのまま没頭してしまう人がいます。
しかしそれでは、優先順位の低いことから始めたり、余計なことまでしたりして、期限までに終わらなくなりかねません。
そうならないように、すべての仕事を一覧表にまとめ、その内容や期限などを整理しましょう。
そうすれば、どの仕事から始めるべきか、どういう順序でどこまでやれば迅速に済ませられて期限に間に合うか、などがわかります。
例えば、報告書の作成を複数任された時、まず内容や期限などを整理し把握します。
そのうえで、期限が迫っていて重要なものを優先します。
その際内容も、相手に確認して必要な作業に絞り込み、それだけ行うにとどめましょう。
そのように全体を俯瞰して各々の仕事を把握できれば、やるべきことと順序を明確にしやすくなり、無駄を省けて素早く仕事をこなせます。
3．物や情報を整理し、仕事に取り掛かるまでの時間を短縮する
職場の同僚で、机の上に資料や備品を整理しないまま置いている人がよくいるでしょう。
また、パソコン上でもファイルをフォルダなどにきちんと整理しないまま保存している人もいます。
このように物や情報が乱雑なままだと、「あれはどこにあったかな」などといちいち探す羽目になり、仕事に取り掛かるまでに無駄な時間と労力を費やしてしまいます。
その点で、整理整頓は馬鹿には出来ません。
資料は棚や引き出し、クリアファイルなどに整理し、よく使うものから取り出しやすい状態にしましょう。
ファイルも、一目瞭然の名前をつけ、フォルダを分けて保存し、どのフォルダに何のファイルがあるかがわかる一覧表も作っておくと便利です。
物や情報を探すまでの時間を短縮することで、仕事がスピードアップするだけでなく、考えることに時間を十分使えて仕事の質も上がります。
4．周囲とコミュニケーションを取り、わからないまま放置しない
元々の性格が人見知りや遠慮がちだという人もいるでしょう。
またそこまでいかなくても、上司や先輩が怖くて話しかけづらい場合もあります。
そうすると、仕事で不明な点があってもなかなか聞けません。
しかし、その状態を放置していては、間違った作業を続け、後でやり直しを命じられ、かえって時間の無駄になってしまいます。
そうならないように、わからないことはその都度確認することが大切です。
いざという時それが出来るように、ちょっとしたことでもいいので、普段から上司や同僚と会話をして、話しやすい状況を作っておきましょう。
そうして接触する機会を増やすことで、聞くことへの心理的なハードルが下がります。
性格を根本から変えることは無理ですし、その必要もありません。
日頃から少し意識をして、周囲とコミュニケーションを取ることを心がけましょう。
仕事の要求レベルと全体像の把握、環境整備とコミュニケーションが鍵
仕事に対して真面目なのはよいのですが、完璧主義はやめて、要求レベルをクリアすることにとどめましょう。
また、闇雲に仕事を進めるのではなく、初めにその全体像を把握して、効率的な手順を考えてから取り掛かるべきです。
さらに、身の回りの環境を整えて、必要な物や情報を瞬時に取り出せるようにし、仕事開始までの時間を短縮しましょう。
開始後も、わからないことは相手に確認して、余計な手戻りなどをなくすことが大切です。
1週間かけて100点の出来を目指すよりも、60点のレベルでよいので3日で済ませる方が、高く評価されることが多いでしょう。
仕事をスピードアップさせるには、「完璧だけど遅い」よりも「合格点で早い」方を重視すべきです。
そうすれば、期限までに素早く仕事を済ませられ、周囲の人々の仕事もスムーズに進み、会社全体でも業務が効率化していくはずです。
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