仕事を忘れっぽい人必見!タスクで仕事を管理する際の3つのルール







普段仕事をしている時に、やらなければならない仕事をついうっかり忘れてしまった経験はありませんか?

そんな仕事をついうっかり忘れてしまいがちなあなたにお勧めするのは、タスクリストを使った仕事管理術です。

 

今やタスクリストを使って自分自身の仕事を管理することは、ビジネスマンにとって必要不可欠なスキルです。

ただ闇雲にタスクリストを使うだけではなく、タスクリストを有効に使う為にはしっかりとしたルールをもって、効率良く活用していくことが重要になってきます。

  • やらなければならない仕事をうっかり忘れてしまっていた
  • やらなければならない仕事があるのに、追加の仕事を受けてダブルブッキングしてしまった
  • ちょっとしたスキマ時間があるけれど、今すぐに何をしたら良いのかわからない

そんな経験がある方は、この記事を読んでタスクリストを有効活用できるようになりましょう。

 

この記事では、「タスクリストの3つのルール」と題し、タスクリストの書き方、見返し方について3つのルールをお話しします。

これまでタスクリストを活用していない方や、タスクリストを活用しているけれど特にルールを決めていない方には参考になる部分が多々あると思いますので、ぜひ活用してみて下さい。

 

ルール① タスクリストの書き込みは終業時に行う

 

まず最初のルールが「タスクリストの書き込みは終業時に行う」ということてす。

「え?なんで終業時に?」と思われる方もいらっしゃると思いますが、終業時にタスクリストを書き込むことはとても重要なのです。

 

例えば、終業時に今進行している仕事の残りを確認し、明日の朝からすぐに取り掛かりたい仕事のタスクを書き込みます。

資料がある程度仕上がって業務を終えるとすれば、明日の朝から一度プリントアウトして上司に見せるとか、一度自分で流れを確認するといったタスクです。

 

例を挙げると、

  • 資料の見直し
  • プリントアウト
  • 上司への確認
  • 手直し
  • 再度プリントアウト
  • 再度上司への確認

 

といった感じで、細かく分けて書くとより良いです。

タスクリストを見るだけで何をすれば良いのか分かるレベルが理想です。

 

これを終業時に書いておけば、次の日の朝一からすぐに仕事に取りかかれるだけでなく、何を何時までにこなせば良いかを検討することもできます。

翌朝、ついうっかり仕事を飛ばしてしまった、やらなければならない仕事を忘れてしまったという失敗も少なくなるはずです。

 

ルール② タスクリストの見返しは始業時に行う

 

二つ目のルールは「タスクリストの見返しは始業時に行う」ということです。

 

これは、前述のルール①でもお話しましたが、朝一から仕事のスタートをしっかり切るために、今日やるべきタスクを確認することが目的です。

タスクリストに書いていなくてもやることは頭に入っている、という人がよくいますが、人間の記憶はあまり当てになりません。

 

そのために、手帳やノートにタスクリストを作って、記憶を呼び起こしてあげましょう。

その際、タスクリストをより細かく書いておくことによって、すぐに仕事に取り掛かることができます。

 

朝一にタスクリストをチェックすることによって、仕事のスタートをしっかり切ることができ、その日の仕事の流れをイメージすることもできます。

 

ルール③ タスクリストは常に手元で管理する

 

三つ目のルールは「タスクリストは常に手元で管理する」ということです。

仕事をうっかり忘れやすい人は特に、ふと時間が空いた時に、さっとタスクリストが確認できる体制を作っておきましょう。

そうする事で、仕事を無駄なくこなせる他、時間も無駄なく活用できるようになります。

 

タスクリストの作成は、手帳、ノートやメモ帳、スマートフォンのアプリなど、どんな形であっても構いません。

大切なのは、仕事中にいつでも確認できていつでも記入ができるものであるということです。

現実的な媒体は、手帳かノート、メモ帳のいずれかでしょう。

 

何か頼まれごとが入ったり、やらなければならない仕事が入ったりした際には、その場でタスクリストに書き込んでいきます。

また少しでも空いた時間があったら、タスクリストを確認し、ちょっとした時間でもこなせるタスクを処理しましょう。

 

このように、常に手元でタスクを管理していれば、追加のタスクを漏れなく記載することができ、ちょっとした時間も無駄なくタスク処理に活用できます。

積み重ねていけば、効率良く仕事をこなす「仕事術」となっていきますので、ぜひともチャレンジしてみて下さい。

 

一度身に付ければ、その後の仕事でも大きく差の出るビジネススキルなので、この記事を読んだ今がチャンスです。

今すぐにメモ帳を用意しましょう!

 

まとめ

 

タスクリストの3つのルールを復習しましょう。

  1. タスクリストの書き込みは終業時に行う
  2. タスクリストの見返しは始業時に行う
  3. タスクリストは常に手元で管理する

 

以上3つのルールです。ぜひとも今日からチャレンジして欲しいと思います。

 

人間の記憶は非常に曖昧なので、どんなに仕事ができる人でも、ぼんやりしていると仕事をダブルブッキングしてしまったり、やるべき仕事を忘れてしまったりします。

どんなに記憶に自信がある人であっても、絶対に全て覚えていられるなんてことはありえません。

仕事ができる人は必ず何かしらでタスク管理を行っています。

 

日々大量の情報が流れ込んでくる時代だからこそ、手帳やノートにタスクリストを作成して、常に自分のマネージャーとして活躍させるべきなのです。

タスクリストは、備忘録として、仕事のマネージャーとして、効率良く仕事をこなすための指標として活躍してくれます。

この機会に、タスクリストを使った仕事の管理を始めてみて下さい。

『ついうっかり仕事を忘れてしまう』ということがなくなること間違いなしですよ!










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